Henkilötietojen tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Päijät-Hämeen Näkövammaiset ry (jäljempänä PHN ry)
Puistokatu 9, 15100, Lahti
Puhelin: 044 705 4060
Y-tunnus: 0218011-3
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Toiminnankoordinaattori, Katjaana Jokinen
Sähköposti: toimisto@phn.fi
Puhelin: 044 705 4060
3. Rekisterin nimi
PHN ry:n henkilörekisterit
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on
- yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluettelot ja sopimukset
- paikallisyhdistystemme jäsenluetteloa koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- jäsenpalvelu
- jäsen- ja asiakasviestintä
- yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
- toiminnan analysointi, kehittäminen ja suunnittelu sekä tilastointi.
5. Mitä tietoja käsittelemme
HUNissa käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat toiminnoittain. Toimintaa ohjaavat tietosuojaselosteemme ovat:
1. Jäsentiedot
Näkövammaisten liitto ry:n jäsenyhdistyksenä HUN ry:llä on käyttöoikeus heidän ylläpitämäänsä Asiakas- ja jäsenrekisteriin. Käyttöoikeus on rajattu koskemaan PHN ry:n jäsen-/asiakastietoja.
Näkövammaisten liitto ry:n asiakas- ja jäsenrekisterin tietosuojaseloste on osoitteessa: (https://www.nkl.fi/fi/tietosuoja- Ulkoinen linkki- Ulkoinen linkki) ja sitä käytetään selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.
Tämän lisäksi meillä on käytössämme seuraavat omat rekisterit, joista kaikista on erillinen rekisteriseloste:
2. Tiedotus- Ulkoinen linkki
3. Matalan kynnyksen jäsentoiminta- Ulkoinen linkki
4. Avustajapalvelu- Ulkoinen linkki
5. Vapaaehtois- ja vertaistoiminta- Ulkoinen linkki
6. Henkilöstöhallinto- Ulkoinen linkki
7. Laskutus- Ulkoinen linkki
8. Iiris Pron asiakasrekisterit- Ulkoinen linkki
9. Annansilmät-Aitan asiakasrekisteri- Ulkoinen linkki
6. Mistä saamme tietoja
Tiedot saamme pääasiassa rekisteröidyltä itseltään, hänen edustajaltaan, huoltajalta, muulta luotettavalta taholta tai lakiperusteisesti viranomaiselta. Lisäksi saamme tiedot Näkövammaisten liitto ry:n ylläpitämästä jäsenrekisteristä.
Näkövammaisten liitto ry:n Jäsenrekisterin tietosuojaseloste on osoitteessa:
https://www.nkl.fi/fi/tietosuoja- Ulkoinen linkki- Ulkoinen linkki
7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja
Toiminnan järjestämisen kannalta tarpeelliset henkilötiedot välitetään rekisteröidyn suostumuksella toiminnan toteutuksesta vastuullisille henkilöille.
Työterveyteen liittyvät henkilötiedot ja sairauspoissaolot kirjataan työterveyshuollolle suojatussa internet-palvelussa. Työntekijälista on, ja palkka-/palkkiotiedot käsitellään palkkaohjelmassa.
Luovutamme paikallisyhdistyksen jäsenrekisteristä vastaavalle henkilölle tiedot jäsenistä, jotka ilmoittavat jäsenhakemuksessaan haluavansa liittyä ko. paikallisyhdistykseen.
Emme luovuta henkilötietoja muille tahoille.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme
Säilytämme henkilötietoja ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjaamme arkistointi- ja tietosuojaohjeistuksella.
Laitteet, joilla henkilötietoja käsitellään, on suojattu henkilökohtaisella salasanalla, pääsykoodilla tai biometrisellä tunnisteella. Tietokoneet on varustettu palomuuri- ja virustorjuntaohjelmistoilla sekä kiintolevyn salausohjelmalla. Käytössä olevat tietojärjestelmät päivitetään säännöllisesti.
Henkilötietoja sisältävän Jäsen- ja asiakasrekisterin (NKL ry) käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt työntekijämme, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä kyseisiä henkilötietoja (https://www.nkl.fi/fi/tietosuoja- Ulkoinen linkki- Ulkoinen linkki).
Henkilötietoja sisältävä taloushallinnon järjestelmä toimii pilvipalveluna ja sitä käytetään suojatulla nettiyhteydellä. Järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt työntekijämme, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä kyseisiä henkilötietoja. Palvelu on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttöoikeudet rajattu vain niihin osiin palvelua, joihin pääsyä työtehtävät edellyttävät.
HUNin työntekijöiden yhteisessä käytössä olevan verkkopalvelimen käyttö on suojattu henkilökohtaisin tunnuksin ja kunkin käyttäjän käyttöoikeudet rajattu vain niihin kansioihin, joihin pääsyä hänen työtehtävät edellyttävät.
Varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt työntekijämme. Henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt työntekijät.
Rekisterinpitäjänä arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja sekä oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
9. Miten selvitämme henkilötietojen tietoturvaloukkaukset
Rekisterinpitäjänä ilmoitamme henkilötietoihin kohdistuneesta tietoturva-loukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta tietosuojavaltuutetulle, paitsi jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Jos rekisteröidylle aiheutuu korkea riski, myös hänelle ilmoitetaan tietoturva-loukkauksesta.
Kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, rekisterinpitäjänä ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä.
10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä
Tarkastusoikeus
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä.
Korjausoikeus
Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaatia itseäsi koskevan virheellisen tiedon korjaamista.
Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi rekisteristä ilman aiheetonta viivästystä.
Valitusoikeus
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Tietojen käsittelyn rajoittamispyyntö ja vastustaminen
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröitynä sinulla on oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
11. Keneen voit olla yhteydessä
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt sinun tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle- Ulkoinen linkki.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, päivitämme selosteen muutospäivämäärän. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.